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Archivinspektion ist ein Inspektionsformular die sich auf die Archiv und die Dokumentation Informationsmanagement von a Organisation. In den meisten Fällen ist es ein Regierungsorganisation oder eine Organisation, die mit einer Regierungsbehörde ausgestattet ist.

Archivinspektion (Niederlande)

Die Niederlande haben drei Ebenen der Archivinspektion, die alle auf gericht gerichtet sind Archiv der Regierung und haben ihre Grundlage im Archives Act 1995.

Regierungsinformations- und Kulturerbe-Inspektion

Ehemals Heritage Inspectorate, ehemaliges State Archives Inspectorate (RAI).
Auf der Grundlage von Artikel 25a des Gesetzes über öffentliche Aufzeichnungen von 1995 überwacht das Government Information and Heritage Inspectorate die Bildung, Verwaltung und Erhaltung der Archive der Zentralregierung. Die Aufsichtsbehörde prüft die Registrierung, Zugänglichkeit, sichere und nachhaltige Aufbewahrung, Auswahl und Vernichtung von Archivdokumenten. Der Sektor prüft auch, ob die für die dauerhafte Aufbewahrung ausgewählten Archive angemessen aufbereitet und als Erbe an die öffentlichen Archive übergeben werden. Siehe auch: https://www.Inspection-oe.nl

Inspektionen der Provinzarchive

In jeder Provinz ist ein Provinzarchivinspektor mit der Überwachung der Archive der Gemeinden, der Wasserbehörden, der gemeinsamen Verordnungen und der regionalen Polizeikräfte beauftragt. Dies geschieht auf der Grundlage der Artikel 33, 38 und 40 des Archivgesetzes 1995 und des Artikels 45 des Polizeigesetzes 1993. Der Landesarchivinspektor überwacht auch die Verwaltung der dynamischen Archive durch die Landesorganisation und in Gemeinden, in denen kein Archivar tätig ist ernannt worden. Grundlage ist Artikel 28 des Archivgesetzes von 1995. Die Landesarchivinspektorate arbeiten bei der nationalen Konsultation der Landesarchivinspektoren zusammen (LOPAIA). Die Landesarchivinspektion wurde zum 1.10.2012 abgeschafft.

Archivinspektion bei Gemeinden und Wasserverbänden

Gemeinden und Wasserverbände können einen Gemeinde- oder Wasserverbandsarchivar ernennen, der dann mit der Verwaltung des alten Archivs dieser Gemeinde oder Wasserverbands (oder der Gemeinden, die einem Regionalarchiv oder einem regionalen historischen Zentrum angeschlossen sind) beauftragt ist.
Dieser Archivar oder einer seiner Angestellten ist daher gesetzlich mit der Überwachung der Verwaltung (Artikel 32 und 37 des Archivgesetzes von 1995) der modernen Archive betraut, die von diesen Gemeinden oder Wasserbehörden eingerichtet und verwaltet werden. Der Gemeindearchivar beaufsichtigt auch die entsprechenden Archive der Gemeindeordnungen und der Landespolizei. Ist in einer Gemeinde oder einem Wasserverband kein Archivar bestellt, übernimmt der Landesarchivinspektor die Inspektionsaufgabe.

Die Kommunalarchivinspektoren arbeiten im Werkverband Kommunalarchivinspektoren (WGA).

Formen der Supervision

Die Archivinspektorate können zwei Formen der Rechtsaufsicht ausüben: Aufsicht über Verwaltung (oder Beachtung) und Aufsicht über die Pflege. Der Landesarchivinspektor ist der einzige, der beide Formen der Aufsicht ausübt.Darüber hinaus hat die Denkmalinspektion eine allgemeinere Form: die Systemaufsicht.

Management/Compliance-Überwachung

Dies betrifft die Überwachung der behördlichen Verantwortung für die Archivverwaltung. Hält sich die staatliche Stelle an alle Bestimmungen des Archivgesetzes? Dazu gehören die Zugänglichkeit von Archiven, die Materialpflege, die sichere Aufbewahrung, die rechtzeitige Auswahl und die Überführung der Archive in ein Archiv.

Die Überwachung der Einhaltung findet auf allen Regierungsebenen statt.

Betreuungsaufsicht

Dies betrifft die Überwachung der administrativen Verantwortung für die Archivverwaltung. Stellt der Vorstand zum Beispiel ausreichende Mittel zur Verfügung, gibt es genügend und fachkundige Mitarbeiter für die Verwaltung des dynamischen Archivs, ist ein Archivar bestellt und gibt es ein Archiv-Repositorium? Im Archivgesetz wurde diese Befugnis nur den Provinzialdirektionen der Provinzen übertragen. Sie üben diese Aufsicht über die Gemeinden, Wasserverbände, gemeinsame Verordnungen und die regionalen Polizeikräfte innerhalb ihrer eigenen Provinz aus.

Überwachung des Gesundheitswesens vergleichbar mit anderen Formen der Überwachung, die Provinzen gegenüber anderen Regierungen ausüben. Der Vorstand kann den Vorstand (zB einen Bürgermeister- und Schöffenrat) für seine administrativen Aufgaben verantwortlich machen. Der Landesarchivinspektor ist im Auftrag des Landesvorstandes mit der eigentlichen Aufsicht betraut.

Systemüberwachung

Die Systemaufsicht betrifft die Überwachung des internen Kontroll- und Rechenschaftssystems für das Informationsmanagement. Wenn staatliche Organisationen ihr Informationsmanagement nachweislich in Ordnung haben, kann die Aufsichtsbehörde (die Aufsichtsbehörde) zur Systemaufsicht wechseln. Die Aufsichtsbehörde stellt anhand einer Risikoanalyse fest, wie intensiv die Aufsicht ist. Der Grad der Aufsicht hängt von der Fähigkeit der Organisationen ab, selbst Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften zu übernehmen. Das Ergebnis ist eine „maßgeschneiderte Betreuung“. Die Aufsichtsbehörde macht von den Kontrollsystemen der geprüften Stelle so viel wie möglich Gebrauch, was insgesamt den Aufsichtsaufwand verringert und es der Aufsichtsbehörde ermöglicht, sich effektiver auf die Bereiche mit dem höchsten Risiko in diesem Bereich zu konzentrieren.

Eine Systemüberwachung ist erst möglich, wenn die Betreuer erfüllt eine Reihe von Anforderungen. Der Hausmeister muss einen Standards- und Bewertungsrahmen verwenden und eine periodische interne Bewertung des Informationsmanagements im Rahmen des regelmäßigen Planungs- und Kontrollzyklus sicherstellen. Die Denkmalschutzbehörde arbeitet an einem Modell, um die Systemaufsicht schnellstmöglich anwenden zu können.

Bewertungsrahmen

Seit dem 1. April 2010 haben die Archivinspektorate in den Niederlanden einen gemeinsamen Bewertungsrahmen, den Archivanordnung (2009).
Die Verordnung des Ministers für Bildung, Kultur und Wissenschaft über die Nachhaltigkeit und den geordneten und zugänglichen Zustand von Archivalien sowie die Errichtung und Anordnung von Archivräumen und Archivdepots (Archivordnung) wurde am 15. Dezember 2009 im Staatsanzeiger veröffentlicht published (Nr. WJZ/178205 (8189)).

Bis zum 1. April 2010 bestand der Rahmen aus drei Ministerialverordnungen:

• Vorschriften über die Nachhaltigkeit von Archivgut (zB Artikel 11 des Archiverlasses)
• Vorschriften über den geordneten und zugänglichen Zustand von Archivgut (zB Artikel 12 des Archivbeschlusses)
• Vorschriften über den Bau und die Gestaltung von Archivräumen und Archivlagern (z. B. Artikel 13 des Archivbeschlusses)

Da sich die Archivordnung in einer Übergangsphase befindet, gelten diese Regelungen noch für eine Reihe von Einzelfällen.

Darüber hinaus können verschiedene Regeln, Modelle, Frameworks oder Standards verwendet werden, um bestimmte Situationen zu testen.
Zum Beispiel hat das Nationalarchiv eine Richtlinienregel Digitaler Ersatz von Archivaufzeichnungenscheid, mit dem geprüft werden soll, ob Archivdokumente, die unmittelbar nach Erhalt oder Erstellung (zur nachträglichen Vernichtung des Papieroriginals) digitalisiert werden, als neue – rechtliche und historische – Archivdokumente anzusehen sind.
Die Landesarchivinspektoren haben eine Richtlinienregelersetzung von Archivdatensätzen, mit dem geprüft werden soll, ob sowohl verfilmte (Mikrofilm) als auch digitalisierte (zur nachträgliche Vernichtung des Papieroriginals) Archivdokumente als neue - rechtliche und historische - Archivdokumente angesehen werden können. Bei der Digitalisierung konzentriert sich die landespolitische Regel auf geschlossene Akten, die anschließend digitalisiert werden („Retro-Ersatz“) und auf die Digitalisierung unmittelbar nach Erhalt oder Erstellung („Routine Ersatz").

Darüber hinaus haben die Landesarchivinspektoren ein Instrument zur Prüfung eines archivwürdigen digitalen oder elektronischen Repositoriums entwickelt (E-Depot): die Anforderungen an eine nachhaltige digitale Hinterlegung (ED3). Wo sich die Policy Rule der Provinz hauptsächlich auf den Digitalisierungsprozess konzentriert, muss ED3 Einblicke in die Art und Weise der langfristigen (nachhaltigen) Verwaltung digitaler Archivalien geben. Die Policy Rule und ED3 ergänzen sich daher.

Dann gibt es noch die NEN2082, eine niederländische Norm mit Anforderungen an die Funktionalität der Informations- und Archivverwaltung in Software. Der Standard basiert sowohl auf ReMANO 2004 als auch auf dem Core Model1.

Die Policy Rule, ED3 und NEN2082 können als ein Konglomerat von Anforderungen und Standards angesehen werden, um die Verwaltung digitaler Archivaufzeichnungen anhand der niederländischen Anforderungen an die Archivpflege und Archivverwaltung zu testen.

Externe Links

Allgemeines

Archiv Inspections.nl (Portal für Archivinspektion in den Niederlanden)
Regierungsinformations- und Kulturerbe-Inspektion (ehemals Denkmalschutzbehörde)
LOPAIA (nationale Konsultation der Archivinspektoren der Provinzen)
WGA (Beschäftigungsverband der Kommunalarchivinspektoren)

Gesetze und Regeln

1995 Archivgesetz 1995
Archiventscheidung 1995
Archivanordnung (2009)
Ordnungsgemäßer und zugänglicher Zustand der Archivalien ordnen
Vorschriften über den Bau und die Gestaltung von Archivräumen und Archivdepots
Richtlinienregel Digitaler Ersatz von Archivaufzeichnungen (National Archives)
Richtlinienregel zum Ersetzen von Datensätzen (LOPAI)^{[toter Link]}
Polizeigesetz 1993

Anforderungen und Standards

NEN2082^{[toter Link]} (Anforderungen an die Funktionalität der Informations- und Archivverwaltung in der Software - Download des Standards muss bezahlt werden)
ED3 (Anforderungen Nachhaltiges Digitales Depot)
Blog ED3 (Blog mit Entwicklungen rund um ED3)