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E-Mail-Verwaltung ist der Prozess, der es einem Unternehmen oder einer Person ermöglicht, E-Mail-Nachrichten verarbeitet werden, wenn sie es erhält.
In vielen Fällen ein gutes Spam Filter genug, um die Anzahl der irrelevanten Beiträge so weit zu reduzieren. Die übrig gebliebenen Nachrichten benötigen dann vom Empfänger eine akzeptable Zeit, um sie zu verarbeiten oder zu beantworten.
Wenn nach dem Löschen Spam es sind noch so viele E-Mail-Nachrichten übrig, dass sie nicht innerhalb einer angemessenen Zeit beantwortet werden können, a Protokoll erstellt werden, in dem vereinbart wird, wer welche E-Mail wann beantwortet. Natürlich kann man auch versuchen, die Erwartungen des Absenders an einen für die Organisation angemessenen Begriff anzupassen.Was ein angemessener Begriff ist, hängt von den Wünschen der Organisation ab, wobei in der Regel maximal ein Arbeitstag verwendet wird. Wird dieser Standard überschritten, läuft eine Organisation Gefahr, dass der Absender einer Nachricht eine zweite Nachricht sendet oder eine telefonische Kontaktaufnahme beginnt (Wiederholungsverkehr). Diese Optionen - insbesondere die letzte - erhöhen unnötig die Kosten für den Kontakt mit einem Kunden oder einer Beziehung. Dies liegt daran, dass der Inhalt einer Originalnachricht zweimal behandelt wird. Bei telefonischer Kontaktaufnahme erhöhen sich die Kosten zusätzlich, da die Kosten für Telefonie mindestens 140 % gegenüber E-Mail betragen.
Sollten die vorgenannten Vereinbarungen nicht ausreichen, können Sie auch Software erwerben, die den Prozess steuern und überwachen kann. Diese E-Mail-Management-Software trägt dazu bei, dass Nachrichten an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden, der auch antworten kann, oder an einen koordinierenden Mitarbeiter, wenn eine Reaktionszeit unmittelbar bevorsteht.
Eine Organisation kann auch feststellen, dass die Beantwortung häufig gestellter Fragen nicht zu ihrem Kerngeschäft gehört und einen Teil des E-Mail-Verarbeitungsprozesses an einen Dritten auslagern (Call Center).