WikiDer > Жизненный цикл записей - Википедия

Records life-cycle - Wikipedia
Жизненный цикл записи, состоящий из трех этапов: создание, обслуживание и удаление записи.[1]

Жизненный цикл записей в ведение документации относится к следующим этапам «жизненного цикла» записи: от создания до сохранения (в архиве) или уничтожения. Хотя существуют различные модели жизненного цикла записей, все они предусматривают создание или получение, использование и удаление.[2]

Обзор

Этап управления записями жизненного цикла записей состоит из создания, классификации, обслуживания и удаления. Создание происходит во время получения информации в виде записей. Записи или их информация классифицируются в некоторой логической системе. Поскольку записи используются, они требуют обслуживания. Распоряжение включает уничтожение или передачу архив для дальнейшего использования.

Затем следует вторая, архивная фаза, состоящая из выбора или получения записей архивами, описания записей в инвентаризациях, средств поиска и т. Д., А также сохранение записей или, возможно, информации в записях. Исследователи и ученые могут продолжать ссылаться на информацию, содержащуюся в записях, и использовать ее.

Модель континуума

В 1930-е гг. Эмметт Лихи Соединенных Штатов Национальный архив играла центральную роль в разработке программы для определения жизненного цикла записей от создания и использования до окончательного уничтожения или архивирования.[3] Ричард Бернер из Вашингтонский университет предложила единую цель управления записями и архивов: «ответственное использование и администрирование записей, ведущее либо к санкционированному уничтожению, либо к сохранению и администрированию архивов».[4]

Профессии управления документами и архивов, хотя и отличаются друг от друга, несомненно, работают для достижения одной и той же цели: эффективного управления записанной информацией на всех этапах континуума, от создания до удаления. Эффективное управление записанной информацией (то, что Бернер называет «ответственным использованием и администрированием документации») требует постоянного взаимодействия между менеджером документации и архивистом, чтобы:

  • обеспечить создание нужных записей, содержащих нужную информацию, в нужном формате;
  • организовать записи и проанализировать их содержание и значимость, чтобы облегчить их доступность;
  • незамедлительно сделать их доступными для тех (администраторов и исследователей), которые имеют право и обязаны их видеть;
  • систематически удалять записи, которые больше не требуются; и
  • защищать и хранить информацию столько времени, сколько она может понадобиться (при необходимости, навсегда).

Позже важный вклад был сделан Фрэнком Апвардом и его разработкой Рекордная модель континуума.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ FEA (2005). Профиль управления записями FEA, версия 1.0. 15 декабря 2005 г.
  2. ^ Пирс-Моисей, Ричард (2005). Словарь терминологии архивов и записей. Чикаго, Иллинойс: Общество американских архивистов. п. 232. ISBN 1-931666-14-8.
  3. ^ Эммет Дж. Лихи (1910-1964), Премия Эммета Лихи, получено 2020-11-17
  4. ^ Бернер Р. (1983). Теория и практика архивов в США: исторический анализ. Сиэтл и Лондон.

дальнейшее чтение