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Business continuity plan

EIN Geschäftskontinuitätsplan (BCP) ist eine Menge von Unterlagen die präventiv entwickelt wird, um es einer Organisation zu ermöglichen, ihre kritischen Dienste im Katastrophenfall innerhalb einer bestimmten Zeit auf einem vorher festgelegten akzeptablen Niveau zu erbringen. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Wirtschaftskontinuitätsmanagement (BCM) einer Organisation.

Die BCP legt daher die im Katastrophenfall zu treffenden Maßnahmen fest. Mit Katastrophe meinen wir ein Ereignis, das Betriebsabläufe, Mitarbeiter, Shareholder Value, Stakeholder, Markenreputation, Vertrauen und/oder strategische/Geschäftsziele derart stören kann, dass die Geschäftskontinuität gefährdet wird. Beispiele sind die Nichtverfügbarkeit von (Teil-)Gebäuden, der Ausfall kritischer ICT-Infrastruktur, eine Pandemie, Naturkatastrophen etc. Ein BCP konzentriert sich nur auf die Gewährleistung der Geschäftskontinuität und nicht auf die Evakuierungspläne.

Einer der wichtigsten Teile eines BCP ist die Auflistung, welche Prozesse als kritisch gelten und wie schnell diese spätestens wieder aufgenommen werden sollten. Auf diese Weise ist erkennbar, welchen Prozessen Priorität eingeräumt werden sollte und welche ggf. verschoben werden können, wenn aufgrund der Größe der Katastrophe normale Arbeitsbedingungen nicht möglich sind. Ausgehend von den kritischen Prozessen kann man auch die kritischen Ressourcen identifizieren und in das BCP einbeziehen. Dies sind die Ressourcen, die unbedingt erforderlich sind, um die kritischen Prozesse auf einem akzeptablen Niveau durchführen zu können. Darüber hinaus können weitere Ergänzungen vorgenommen werden, wie z.B. verschiedene Kontaktdaten von Mitarbeitern und wichtigen Externen, besondere Aufmerksamkeitspunkte etc.

Erstellen eines BCP

Der erste Schritt zur Vorbereitung eines BCP besteht darin, a Analyse der Geschäftsauswirkungen (BIA). Bei einer BIA werden die kritischen Prozesse gemeinsam mit den verschiedenen Verantwortlichen ermittelt, indem ihre möglichen Auswirkungen und wie schnell sich diese manifestieren können, untersucht werden. Bei der Ermittlung der Auswirkungen ist es wichtig, nicht nur den finanziellen Schaden zu betrachten, sondern auch den nicht-finanziellen Schaden zu berücksichtigen. Nichtfinanzielle Schäden können beispielsweise Image- und Reputationsschäden, Rechtsverfolgung und Schäden an Personal und anderen Beteiligten. Indem dann untersucht wird, welche Ressourcen benötigt werden, um die kritischen Prozesse durchzuführen, werden die kritischen Ressourcen erhalten. Unter Ressourcen verstehen wir alle Notwendigkeiten für die Durchführung eines Prozesses, von ICT-Systemen und Papierkram bis hin zu Mitarbeitern und Gebäuden.

Auf Basis dieser BIA kann man bereits einen Großteil des BCP ausfüllen, nämlich die kritischen Prozesse und Ressourcen. Danach müssen weitere Informationen hinzugefügt werden, die notwendig sind, um die Kontinuität der Organisation im Katastrophenfall zu gewährleisten. Einige nützliche Beispiele sind: Kontaktdaten für Mitarbeiter und wichtige Lieferanten, interne und externe Kommunikation, Informationen darüber, wo bestimmte kritische Ressourcen gemietet oder gekauft werden können (falls diese nicht verfügbar sind) und ein Fallback-Plan. Man muss aufpassen, nicht zu viele Informationen zu bündeln. Hier zählt nicht die Quantität, sondern vor allem die Qualität. Die gesamte Arbeit muss dennoch übersichtlich und effizient in der Anwendung sein.

Wartung und Prüfung eines BCP

Da BCM ein fortlaufender Prozess ist, ist es notwendig, auch das BCP zu pflegen und zu verbessern. Es wird daher empfohlen, regelmäßig periodische Überarbeitungen durchzuführen und den Plan nach Möglichkeit zu testen. Beim Testen tauchen oft Elemente auf, die den Leuten noch nicht bewusst waren. Das Testen und Überprüfen des BCP schafft auch Bewusstsein, Vertrauen und Wissen bei den Mitarbeitern, die im Katastrophenfall von entscheidender Bedeutung sein können.

Tests dürfen natürlich keine unerwünschten Auswirkungen auf Geschäftsprozesse haben und müssen daher sorgfältig vorbereitet werden. Der Test muss so aufgebaut sein, dass die Wahrscheinlichkeit eines unmittelbar daraus resultierenden Zwischenfalls so gering wie möglich ist.

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