WikiDer > Dinge erledigen

Getting Things Done

Dinge erledigen, allgemein abgekürzt mit GTD, ist eine handlungsbasierte Managementmethode und der Titel eines Buches von David Allen.

GTD basiert auf dem Prinzip, dass sich eine Person durch die Aufzeichnung ihrer Aufgaben nicht um diese Aufgaben kümmern muss. Wenn Sie sich alle Aufgaben merken müssen, können Sie die Aufgaben tatsächlich ausführen.

Die Essenz von GTD

Im Gegensatz zu anderen Zeitmanagementmethoden konzentriert sich Allen weniger auf die Priorisierung. Stattdessen fordert er die Erstellung spezifischer To-Do-Listen Kontext. Zum Beispiel eine Liste von Telefonaten, die getätigt werden müssen oder eine Liste von Lebensmitteln, die gekauft werden müssen. Er weist auch darauf hin, dass alle Aufgaben, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, sofort ausgeführt werden müssen.

Das Psychologie von GTD basiert auf dem einfachen Speichern, Verfolgen und Abrufen aller relevanten Informationen, die für die von Ihnen auszuführenden Aufgaben benötigt werden. Allen weist darauf hin, dass viele der mentalen Blockaden, mit denen wir bei der Ausführung bestimmter Aufgaben konfrontiert sind, durch eine unzureichende Front-End-Planung verursacht werden (mit anderen Worten, für jedes Projekt müssen wir klären, was erreicht werden muss und welche spezifischen Maßnahmen erforderlich sind). dafür). Es ist laut Allen am praktischsten, sich vorher darüber Gedanken zu machen. So können wir eine Reihe von Aktionen erstellen, die wir dann später ausführen können, ohne neu planen zu müssen.

Allen sagt auch, dass unser Gedächtnis (Speichersystem) ist ziemlich ineffizient und hilft uns selten dabei, uns daran zu erinnern, was zu dem Zeitpunkt und an dem Ort zu tun ist, an dem wir es tun können. Kontextuell fungieren daher die „nächsten Aktionen“ im GTD-System als externer Helfer, der dafür sorgt, dass wir die richtigen Erinnerungen zur richtigen Zeit abrufen können. In GTD sind viele Tipps und Tricks zum persönlichen Management enthalten, die bei der Umsetzung des von Allen beschriebenen Ansatzes helfen können.

Eine umfassende Beschreibung von GTD aus Allens Buch "Ready for Anything":

Holen Sie sich alles aus dem Kopf. Treffen Sie Entscheidungen über Aktionen, die für Dinge erforderlich sind, wenn sie auftauchen – nicht, wenn sie explodieren. Organisieren Sie Erinnerungen an Ihre Projekte und die nächsten Aktionen in entsprechenden Kategorien. Halten Sie Ihr System aktuell, vollständig und ausreichend überprüft, um jederzeit Ihren intuitiven Entscheidungen zu vertrauen, was Sie tun (und nicht tun).

Grundprinzipien

Die Grundprinzipien von GTD sind wie folgt:

Sammeln

sammeln alles, was Sie sich merken, befolgen oder tun müssen, was Allen einen "Eimer" nennt: sei es eine physische Mailbox, a EmailPosteingang, a Kassettenrekorder, ein Laptop, pda, oder eine beliebige Kombination davon. Holen Sie alles aus Ihrem Kopf und legen Sie es in dieses System, bereit zur Verarbeitung. Alle Eimer müssen mindestens einmal pro Woche geleert werden.

Prozess

Prozess die Daten in der Eimer und folgen Sie dem folgenden strengen Verfahren:

  • Beginnen Sie oben.
  • Prozess eins Artikel auf einmal.
  • Legen Sie nie etwas zurück in den Eimer.
  • Was a . angeht Artikel eine Aktion muss ausgeführt werden:
    • ausführen (wenn es weniger als zwei Minuten dauert),
    • delegieren Sie die Aktion an eine andere Person oder
    • Nimm es Artikel auf der Aktionsliste.
  • Was a . angeht Artikel zu diesem Zeitpunkt ist keine Aktion erforderlich:
    • archiviere es Artikel zum späteren Nachschlagen,
    • werfen Sie es Artikel weg, oder
    • Nimm es Artikel für mögliche spätere Maßnahmen.

Die Zwei-Minuten-Regel: Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, tun Sie es sofort. Es ist eine Richtlinie, zwei Minuten sind ungefähr die Zeit, die benötigt wird, um die Aktion formell in die Aktionsliste aufzunehmen.

Organisieren

Organisieren die zu bearbeitenden Punkte in einer Reihe von Listen. Allen beschreibt die folgenden Sets:

  • Nächste Aktionen (nächste Aktionen) - Denken Sie für jeden Gegenstand, der Aufmerksamkeit erfordert, über die nächste körperliche Aktion nach, die durchgeführt werden muss. Wenn das Element beispielsweise "Projektbericht schreiben" lautet, könnte die nächste Aktion "E-Mail an Fred für Besprechungsprotokolle" oder "Ruf Jim wegen Berichtsanforderungen" oder so ähnlich lauten. Obwohl oft mehrere Schritte und Aktionen erforderlich sind, um eine Aktion abzuschließen, muss immer zuerst etwas getan werden, und diese Aktion sollte in diese Liste aufgenommen werden. Vorzugsweise wird auch der Kontext, in dem die Aktion ausgeführt werden kann, zu den Aktionen hinzugefügt, wie beispielsweise „im Büro“, „am Telefon“ oder „im Laden“.
  • Projekte (Projekte) - Jedes „offene Ende“ in Ihrem Leben oder Ihrer Arbeit, das mehr als eine körperliche Aktion erfordert, wird als „Projekt“ betrachtet. Die Projekte müssen überwacht werden und es muss periodisch überprüft werden, ob für jedes Projekt eine nächste Aktion aufgezeichnet wurde, damit auch das Projekt Fortschritte zeigen kann.
  • in Wartestellung (Warten auf) - Wenn eine Aktion an eine andere Person delegiert wurde oder auf ein externes Ereignis gewartet werden muss, bevor ein Projekt fortgesetzt werden kann, muss dies in dieser Liste festgehalten werden. Auch diese Liste sollte regelmäßig überprüft werden, um zu prüfen, ob Maßnahmen nicht überfällig sind und ob eine Erinnerung versendet werden sollte.
  • Vielleicht eines Tages (irgendwann/vielleicht) - Dinge, die du eines Tages gerne tun würdest, aber nicht jetzt. Beispiele könnten sein: „Chinesisch lernen“ oder „einen Tauchurlaub machen“.

Eine Agenda ist auch wichtig, um Termine und Verpflichtungen nachzuverfolgen, aber Allen gibt an, dass die Agenda für das reserviert werden sollte, was er „harte Landschaft“ nennt: Dinge, die bis zu einem bestimmten Datum unbedingt erledigt werden müssen oder Meetings und Vereinbarungen, die festgelegt sind im Kalender, Zeit und Ort. 'To-do'-Elemente können nur in der Liste 'nächste Aktionen' erscheinen

Ein letzter wichtiger Teil von GTD ist das Archivierungssystem. GTD sagt, dass ein zu verwendendes Ablagesystem einfach, einfach und unterhaltsam sein sollte. Auch ein einzelnes Blatt Papier sollte, wenn es archiviert werden soll, einen eigenen Ordner haben, wenn es nicht in einen bereits bestehenden Ordner gehört. Allen schlägt vor, ein einziges alphabetisch geordnetes Ablagesystem zu verwenden, um Informationen so schnell und einfach wie möglich zu speichern und abzurufen.

Rezension

Aussicht die Listen der Aktionen und Erinnerungen. Es ist natürlich sinnlos, diese Listen zu pflegen, wenn sie nicht mindestens täglich eingesehen werden oder wenn Zeit zur Verfügung steht. Wählen Sie dann basierend auf der verfügbaren Zeit, Energie und Einrichtungen die wichtigste Aufgabe aus, die in diesem Moment ausgeführt werden soll, und führen Sie sie aus. Wenn Sie dazu neigen, die Arbeit zu verschieben, besteht die Gefahr, dass die einfache Aufgabe standardmäßig ausgewählt wird. Um dies zu vermeiden, kann entschieden werden, die Aktionen aus der Liste nacheinander auszuführen, genauso wie die Eimer geleert werden.

Mindestens einmal pro Woche erfordert die GTD-Disziplin, dass alle ausstehenden Aufgaben, Projekte und „angehaltenen“ Aufgaben überprüft werden. Überprüfen Sie, ob neue Aufgaben und Ereignisse in der Liste enthalten sind und alles auf dem neuesten Stand ist. Allen schlägt vor, eine „Tickler-Datei“ (siehe unten) zu führen, die die wöchentliche Überprüfung der offenen Aufgaben und Projekte unterstützt.

Tun

tun. Jedes Organisationssystem ist wertlos, wenn die ganze Zeit damit verbracht wird, die Aufgaben zu organisieren und Listen zu bearbeiten, anstatt die Aufgaben zu erledigen. David Allens Überzeugung ist, dass ein System, das es einfach macht und Spaß macht, Maßnahmen zu ergreifen, dazu beiträgt, Aufgaben nicht aufzuschieben und von der Anzahl der offenen Aufgaben überwältigt zu werden.

Ressourcen und Techniken

Die '43 Ordner'

Eine Methode, die Allen vorschlägt, ist die „Tickler-Datei“ (auch bekannt als „Fälligkeitssystem“ oder „43 Ordner“) zum Sortieren aller Papiere. Zwölf Ordner werden für die zwölf Monate des Jahres und 31 Ordner für die Tage des Monats verwendet. Die Ordner werden verwendet, um Aktivitäten für einen bestimmten Tag zu speichern. Jeden Tag wird der nummerierte Ordner für diesen Tag genommen. Der Inhalt des Ordners wird extrahiert und der leere Ordner wird in den Ordner des nächsten Monats gelegt. Dadurch können Papierspeicher am richtigen Tag abgerufen werden. Wenn Sie beispielsweise am 12. des Monats ein Konzert haben, speichern Sie die Tickets im Ordner des 12. und wenn es soweit ist, kommen die Tickets (und die Erinnerung an das Konzert) automatisch mit.

Externe Links