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EIN Buchhaltungsprogramm ist ein Softwarepaket mit denen die Buchhaltung automatisiert werden kann. Bei so einem Programm also ein KaufRechnung, einen Kontoauszug oder eine Journalbuchung erfassen. Es verlässt auch mehr oder weniger automatisch a Balance und ein Gewinn- und Verlustrechnung Produktion und erfüllt damit alle Grundfunktionen des Rechnungswesens, nämlich die der Hauptbuchverwaltung.
In der Praxis bieten die meisten Pakete mehr Funktionalität, weil auch Funktionen für Unterverwaltungen (Debitoren, Kreditoren und/oder Bestand) vorhanden sind. Darüber hinaus sind Affiliate-Funktionen wie Telebanking, KonsolidierungBudgetierung, Beziehungsmanagement, Anlagevermögen, Kauf, Verkauf, Projekte oder Produktion komm vor.
Die Funktionen eines Buchhaltungsprogramms
Allgemeine Merkmale
Allgemeine Funktionen sind Funktionen, die keinen spezifischen Abrechnungscharakter haben, aber wünschenswert sein können. Darüber hinaus handelt es sich um Funktionen, die auch in anderen (Verwaltungs-)Programmen vorhanden sein können. Beispiele sind Zugriffsschutz, Import und Export.
Zugangssicherheit
Der Zugriffsschutz schützt die Funktionen innerhalb des Pakets vor unbefugter Nutzung. Dazu wird für jeden Nutzer festgelegt, welche Funktionen er nutzen darf. Außerdem werden für jeden Benutzer Name und Passwort aufgezeichnet. Am „Tor“ des Pakets werden immer Name und Passwort abgefragt, danach wird festgelegt, welche „Türen“ geöffnet werden können und welche Türen für den jeweiligen Nutzer geschlossen bleiben. Bedenken Sie, dass das in den meisten Fällen verwendete Betriebssystem auch die notwendigen Möglichkeiten zur Zugriffssicherheit bietet.
Importieren
Daten können in einer Vielzahl von Anwendungen verwaltet werden. Manchmal ist es notwendig, die Daten von einer Anwendung in eine andere Anwendung zu verschieben oder zu kopieren. Eine Anwendung kann jedoch selten die Daten einer anderen Anwendung verwalten oder abrufen. Es ist jedoch oft möglich, eine Datei mit Daten zu importieren. Beispielsweise könnte ein Buchhaltungspaket eine Datei mit Namens- und Adressdaten importieren, wonach diese Daten der Gläubigerdatei hinzugefügt werden. Der Import beschränkt sich manchmal nur auf die festen Daten (Stammdaten). Dies sind die Daten innerhalb des Buchhaltungspakets, die einen mehr oder weniger festen Charakter haben; B. die Daten von Debitoren, Kreditoren und Hauptbuchkonten.
Neben dem Import von Fixdaten wird auch der Import von Transaktionen unterschieden. Auf der einen Seite gibt es eine Anwendung, die bestimmte Transaktionen verwaltet und diese normalerweise regelmäßig in eine Datei exportiert. Auf der anderen Seite gibt es ein Buchhaltungspaket, das eine Datei mit Transaktionen importiert und verarbeitet. Diese Situation kann beispielsweise in einer Filiale auftreten, die über eine spezielle Anwendung die Bargeldtransaktionen erfasst, wonach täglich eine Datei mit diesen Bargeldtransaktionen zur Bearbeitung in der Zentrale erstellt wird.
Export
Der Export ist das Spiegelbild des Imports. Dabei wird eine Datei mit Daten erstellt, die dann von einem anderen Programm wie einer Tabellenkalkulation und einem Textverarbeitungsprogramm verarbeitet werden kann. Ein markantes Beispiel ist die monatliche Erstellung einer Bilanzliste und deren Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkulation in den Monatsbericht. Bei vielen Paketen ist der Export in die Übersichten integriert. Jede Übersicht kann dann am Bildschirm betrachtet und über den Drucker ausgedruckt sowie in eine Datei exportiert werden.
Mehrbenutzer
Es kann erforderlich sein, mit dem Abrechnungspaket mit mehr als einem Benutzer zu arbeiten. Ein Benutzer konsultiert beispielsweise Kontaktdaten und fügt Notizen hinzu, und der andere Benutzer verbucht die erhaltenen Zahlungen. In solchen Fällen dürfen dieselben Daten nicht gleichzeitig geändert werden. Beispielsweise kann ein Benutzer die Adresse des Schuldners XYZ nicht ändern, während der andere Benutzer gleichzeitig die Telefonnummer ändert. Denn dann würde entweder die neue Adresse oder die neue Telefonnummer nicht gespeichert. Die Möglichkeiten zum Schutz der Daten bei gleichzeitiger Nutzung werden als Multi-User bezeichnet. Stehen diese Einrichtungen nicht zur Verfügung, spricht man von Single-User. Die meisten Pakete sind in der Basisversion Single-User, können aber auf Multi-User erweitert werden.
Hauptbuch
Es Hauptbuch (das Hauptbuch) ist immer das Herzstück jeder Buchhaltung. Alle finanziellen Ereignisse werden im Hauptbuch erfasst. Dies geschieht in Form von (Finanz-)Transaktionen, auch bekannt alsJournaleinträge erwähnt. Eine Transaktion ist beispielsweise das Erfassen einer Eingangsrechnung, das Buchen eines Zahlungseingangs oder die Bearbeitung der Belastungen. Auf Basis des Hauptbuchs kann sowohl eine Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Die Bilanz zeigt alle Aktiva, alle Passiva und den daraus resultierenden Unterschiedsbetrag, das Kapital (Eigenkapital) zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt einen Überblick über alle Einnahmen, alle Kosten und die daraus resultierende Differenz (ein Gewinn oder Verlust) für einen bestimmten Zeitraum.
Budgetierung
Das Hauptbuch kann mit Budgetierung erweitert werden: das System, bei dem die realisierten Zahlen mit den budgetierten Zahlen verglichen werden. Beispielsweise kann das Budget für den Januar-Umsatz 100.000 Euro betragen, während im Januar ein Umsatz von 110.000 Euro realisiert wurde. Der Vergleich beider Zahlen zeigt dann, dass im Januar der budgetierte Umsatz um 10 % überschritten wurde. Grundsätzlich betrifft die Budgetierungsfunktion innerhalb eines Accounting-Pakets nur die Möglichkeit, Budgetzahlen einzugeben und notwendige Übersichten zu erstellen, die die realisierten Zahlen den budgetierten Zahlen gegenüberstellen. Das bedeutet, dass der Benutzer die Budgetzahlen selbst zusammenstellen muss. Es gibt jedoch einige Ausnahmen. So gibt es beispielsweise Abrechnungspakete, die auf Basis der Budgetzahlen und/oder der im letzten Jahr erzielten Zahlen eine Reihe von Planzahlen zusammenstellen können.
Kostenstellen
Bei der Eingabe der Transaktionen wird jedem Betrag ein a zugeordnet Sachkonto verliehen; zum Beispiel Autokosten. In bestimmten Fällen kann es wünschenswert sein, eine weitere Unterteilung vorzusehen; zum Beispiel die Treibstoffkosten für ein Auto. Dies ist mit der Unterfunktion Kostenstellen möglich. Bei der Transaktionserfassung kann nicht nur der Bereich Konto, sondern auch der Bereich Kostenstelle eingegeben werden. In diesem Fall kann im Bereich Kostenstelle ein Auto ausgewählt werden.
Dann zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung nicht nur die Summe der Kraftstoffkosten und die Kostensumme pro Pkw, sondern auch die Kraftstoffkosten für alle einzelnen Pkw.
Fremdwährung
Bei einem Bankkonto in Dollar ist die Erfassung der Transaktionen schwierig. Schließlich muss jeder Dollarbetrag zunächst in Euro umgerechnet werden. Außerdem kann nicht überprüft werden, ob der Saldo in der Buchhaltung mit dem Saldo des Bankkontos in Dollar übereinstimmt. Die Unterfunktion Fremdwährung löst dieses Problem. Es genügt, die Dollarbeträge und ggf. den Dollarkurs einzugeben und die Übersichten zeigen sowohl die Beträge in Euro als auch Dollar.
Konsolidierung
Viele Unternehmen sind formell in eine Management-BV und eine oder mehrere operative Gesellschaften getrennt. Für all diese Unternehmen muss die Verwaltung mit dem Buchhaltungsprogramm geführt werden. Dies geschieht, indem für jede Gesellschaft eine eigene Verwaltung erstellt wird, wonach die Transaktionen wie gewohnt für jede Verwaltung erfasst werden können. Die Übersichten wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zeigen, wie es den einzelnen Gesellschaften finanziell geht. Um die kombinierten Zahlen anzuzeigen, muss die Unterfunktion Konsolidierung erforderlich. Mit dieser Unterfunktion können die Zahlen zweier oder mehrerer Verwaltungen „addiert“ werden und die Finanzlage des Ganzen über eine konsolidierte Bilanz und eine konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt werden.
Telebanking
Das Aktualisieren der Buchhaltung bedeutet, die Transaktionen der erhaltenen Kontoauszüge periodisch einzugeben. Diese Aktivitäten können mit der Unterfunktion Telebanking automatisiert werden. Es ist dann erforderlich, dass das Buchhaltungsprogramm Zugriff auf die Banktransaktionen hat. Dies kann beispielsweise durch den Download der neuesten Banktransaktionen der Bank über das Internet in Form einer Datei erfolgen. Das Abrechnungsprogramm kann diese Datei dann verarbeiten. Zeile für Zeile wird die Datei gelesen und für jede Zeile abgefragt, auf welches Konto der entsprechende Betrag gebucht werden soll. Manche Pakete sind schlauer und überweisen bei ausreichender Information den Betrag selbstständig auf das richtige Konto.
Elektronische Umsatzsteuererklärung
Ab dem 1. Januar 2005 ist es für Unternehmer gesetzlich vorgeschrieben, Mehrwertsteuer elektronische Erklärung. Die Funktion zur elektronischen Abgabe dieser Erklärung kann in das Buchhaltungspaket integriert werden. Dadurch kann die Deklaration schnell und fehlerfrei erfolgen. Es ist auch möglich, dass es sich um ein separates Programm handelt. In beiden Fällen wird der Schutz durch a Zertifikat oder mit a Stift. Für ersteres wird eine Gebühr erhoben, für letzteres nicht. Eine oder beide Methoden können in das Buchhaltungspaket integriert werden.
Tagebucheinträge behoben
Wenn bestimmte Transaktionen periodisch auftreten, kann die Unterfunktion Feste Journaleinträge hilfreich sein. Diese Funktion ermöglicht die einmalige Eingabe der Daten für solche Transaktionen, wonach diese Transaktionen periodisch automatisch zusammengestellt werden können. Beispiele: die monatliche Journalbuchung der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters, die monatliche Abschreibung der Produktionsmittel (wenn die Funktion Anlagevermögen nicht genutzt wird) und die monatliche Zinsbuchung eines Darlehens.
Bei Erweiterung der Teilfunktion wird es auch möglich sein, den Saldo eines oder mehrerer Hauptbuchkonten über eine bestimmte Verteilung auf andere Konten zu übertragen. Dadurch können beispielsweise die Kosten einer Abteilung automatisch über einen bestimmten Verrechnungsschlüssel an andere Abteilungen weiterverrechnet werden.
Übergangsartikel
Die Unterfunktion Abgrenzungsposten ist speziell dafür gedacht, dass ein bestimmter Erlös- oder Kostenposten nicht in einer Periode fällt, sondern über mehrere Perioden verteilt wird. Beispielsweise kann die Zahlung der Miete für ein Jahr über diese Unterfunktion automatisch für zwölf Monate als Kostenposition in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden. Grundsätzlich bereitet ein Jahresübergang keine Probleme. Der Restsaldo wird berechnet und erscheint dann unter Rückstellungen oder Verbindlichkeiten.
Schuldner
Der Saldo weist immer die Position Debitoren aus. Wenn alle Transaktionen des Kontos eingesehen werden, sehen wir beim Versenden einer Rechnung einen „Hinzufügen“-Eintrag und beim Bezahlen einer Rechnung einen „Soll“-Eintrag. Spezifische Informationen zu einem Debitor oder einer Rechnung sind jedoch nicht verfügbar. Bei wenigen Debitoren und wenigen Rechnungen kann das Informationsproblem gelöst werden, indem für jeden Debitor ein eigenes Konto eröffnet wird, auf dem ausschließlich die Transaktionen für den jeweiligen Debitor gebucht werden. Bei vielen Debitoren und Rechnungen ist die Debitorenfunktion notwendig.
Bei der Rechnungserfassung erlaubt die Funktion explizit die Eingabe eines Debitors und einer Rechnungsnummer.
Erinnerungen
Zahlt der Schuldner nicht fristgerecht, muss eine Mahnung erfolgen. Die Unterfunktion Erinnerungen generiert dazu Erinnerungen über den Drucker oder per E-Mail. Das geht ganz einfach: Jeder Debitor mit einer oder mehreren unbezahlten Rechnungen erhält eine Mahnung mit festem Text. Auch das kann kompliziert werden: Jeder Debitor mit einer oder mehreren Rechnungen, deren Zahlungsziel abgelaufen ist, erhält eine Mahnung mit einem Text, der sich nach der Art des Debitors und der Anzahl der bereits am längsten offenen Rechnungen richtet eine Erinnerung gesendet.
Eintreibung von Schulden
Bei vielen Rechnungen ist der gesamte Prozess von der Abmeldung bis zur Zahlung der Rechnung zeitaufwändig. Wenn es sich bei den Rechnungen hauptsächlich um Kleinstbeträge handelt, ist das auch frustrierend. In einem solchen Fall kann die Unterfunktion Incasso eine Lösung bieten. Mit dieser Unterfunktion kann automatisch eine Datei erstellt werden, die den einzuziehenden Betrag für jeden Debitor enthält. Die Datei wird an die Bank gesendet und am nächsten Tag werden die Beträge bezahlt und die Konten aktualisiert.
Gläubiger
Der Saldo weist immer die Position Gläubiger aus. Wenn alle Transaktionen des Kontos eingesehen werden, sehen wir einen 'Hinzufügen'-Eintrag, wenn eine Rechnung verarbeitet wurde und einen 'Soll'-Eintrag, wenn eine Rechnung bezahlt wird. Spezifische Informationen zu einem Kreditor oder einer Rechnung sind jedoch nicht verfügbar. Bei wenigen Gläubigern und Rechnungen kann das Informationsproblem gelöst werden, indem für jeden Gläubiger ein eigenes Konto eröffnet wird, auf dem ausschließlich die Transaktionen für diesen Gläubiger verbucht werden. Im Gegenteil, bei vielen Gläubigern und Rechnungen ist die Funktion Gläubiger erforderlich.
Die Funktion ermöglicht die explizite Eingabe eines Kreditors und einer Rechnungsnummer beim Erfassen einer Rechnung.
Automatische Zahlungen
Gläubiger müssen bezahlt werden. Dieser Vorgang kann auch automatisiert werden. Das Buchhaltungsprogramm erstellt übersichtlich eine Übersicht über die zu zahlenden Rechnungen, die Freigabe erfolgt und wenige Sekunden später wird eine Datei mit Zahlungsaufträgen erstellt. Zudem werden alle Rechnungen sofort als „bezahlt“ gebucht, sodass auch der notwendige Eingabeaufwand entfällt.
Beziehungsmanagement
Wir sprechen von einer Funktion Beziehungsmanagement wenn nicht getrennte Debitoren und Kreditoren, aber Beziehungen können innerhalb des Buchhaltungsprogramms registriert werden. Diese Beziehungen können dann als Debitoren und/oder Kreditoren innerhalb des Buchhaltungspakets auftreten. Darüber hinaus ist die Registrierung nicht auf den bloßen Namen und die Adressdaten beschränkt, sondern es können auch Daten wie E-Mail-Adresse, Position, Telefon- und Faxnummer erfasst werden. Ergänzt wird dies dann durch die Option eines meist unbegrenzt langen Memos, in dem alle beliebigen Informationen festgehalten werden können. Alle diese Daten werden in einer Datei gespeichert.
Anlagevermögen
Anlagevermögen sind Vermögenswerte, die länger als ein Produktionsprozess dauern. Diese Vermögenswerte werden in der Bilanz ausgewiesen und ihre Wertänderungen werden periodisch als Kostenposition erfasst. Dies sind die sogenannten Abschreibungen. Geschieht dies im Hauptbuch, wird es für viele Anlagegüter schwierig, Detailinformationen offenzulegen. Beispielsweise muss der notwendige Aufwand betrieben werden, um beispielsweise den Zeitwert eines der Vermögenswerte zu ermitteln. Die Funktion "Anlagevermögen" erleichtert diesen Vorgang. Beim Kauf werden für jede Anlage einige Eckdaten wie Abschreibungszeitraum und Abschreibungsmethode erfasst. Dann erledigt das Buchhaltungsprogramm die Arbeit. So kann beispielsweise jeder Monat automatisch abgebucht werden, damit die monatliche Gewinn- und Verlustrechnung ein besseres Bild liefert. Am Jahresende kann eine Übersicht mit allen für die Steuererklärung notwendigen Zahlen erstellt werden. Darüber hinaus kann eine Übersicht erstellt werden, die alle Anlagegüter und deren Werte anzeigt.
Kauf
Der Einkauf beginnt mit der Festlegung, wann und wie viel von jedem Artikel gekauft werden soll. Anschließend müssen diese Artikel durch Versendung eines Bestellformulars an den Lieferanten tatsächlich bestellt werden. Einige Zeit später trifft die bestellte Ware ein und die Quittungen müssen mit der Bestellung abgeglichen werden. Geht die Rechnung später ein, muss sie zusätzlich mit den Quittungen und der Bestellung abgeglichen werden. Einen großen Teil dieser Arbeit kann der Einkauf übernehmen.
Bestellberatung
Zu jedem Artikel kann immer eine Vielzahl sogenannter Fixdaten (Stammdaten) erfasst werden. Diese Daten betreffen unter anderem Name, Artikelgruppe, Bestellstand und Bestellmenge. Der Nachbestellbestand ist der Bestand, bei dem eine Nachbestellung erforderlich ist, und die Nachbestellmenge ist die Menge des nachzubestellenden Artikels. Dank dieser beiden Abschnitte kann das Paket eine Bestellanzeige erstellen. Dies ist eine Übersicht über alle Artikel, deren aktueller Lagerbestand unter dem sogenannten Bestellstand liegt. Die Bestellanzeige ist somit eine Richtlinie für die zu erteilenden Bestellungen.
In der Praxis ist die Bestellberatung komplexer. So können beispielsweise die Lieferzeit und noch nicht gelieferte Bestellungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist es oft möglich, diese Bestellhinweise in der Bestellverwaltung automatisch in mehrere Bestellungen umzuwandeln.
Auftragsverwaltung
Wenn das Paket die Erfassung der Bestellungen zulässt, gibt es eine Bestellverwaltung. Alles in allem ist dies das Herzstück der Einkaufsverwaltung. Es kann jederzeit angeben, was für jeden Artikel bestellt wurde und wenn möglich, wann diese Artikel eintreffen. Darüber hinaus können Bestellformulare für bestehende Bestellungen ausgedruckt werden. Sie dient auch als Grundlage für die Erfassung des Wareneingangs, sodass pro Bestellung ersichtlich ist, inwieweit die bestellten Artikel bereits eingetroffen sind. Schließlich ist die Bestellung der Standard, mit dem die Eingangsrechnung verglichen werden kann.
Bestellformulare
Nachdem mehrere Bestellungen manuell oder automatisch erfasst wurden, kann diese Unterfunktion die notwendigen Bestellformulare über den Drucker ausdrucken oder als E-Mail-Nachrichten aufbereiten. Fehlt eine solche Funktion, müssen alle Bestellformulare manuell erstellt werden.
Lager
Das Bestandskonto im Hauptbuch zeigt den Wert des aktuellen Bestands an. Dieses Konto erhöht sich, wenn eine Eingangsrechnung mit einem oder mehreren Lagerartikeln gebucht wird. Dieses Konto verringert sich wieder, wenn eine Verkaufsrechnung mit einem oder mehreren Lagerartikeln gebucht wird. Das Ledger enthält jedoch nur Beträge. Betrachtet man die einzelnen Transaktionen auf diesem Konto, so ist nur zu erkennen, dass der Bestand beispielsweise am 1. April um 150,00 € gestiegen und am 2. April um 200,00 € gesunken ist. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Artikeln sind nicht verfügbar. Die Inventarfunktion, eine sogenannte Unterverwaltung, ändert dies. Artikel und Menge werden auch für jede Transaktion auf dem Konto erfasst. Dadurch ist es möglich, jederzeit die Lagermenge jedes Artikels zu kennen. Die sogenannte Aktienbilanz zeigt all diese Zahlen. Diese Übersicht zeigt die Lagermenge und ihren Wert pro Artikel. Außerdem können alle Transaktionen pro Artikel eingesehen werden. Es ist dann sofort ersichtlich, wann Käufe und/oder Verkäufe für diesen Artikel stattgefunden haben.
Das Lagerkonto steht in engem Zusammenhang mit der Kreditoren- und Rechnungsstellung. Bei der Erfassung einer Einkaufsrechnung wird angegeben, welche Lagerartikel und welche Mengen die Rechnung betrifft. Die Bestandsverwaltung wird dann automatisch aktualisiert. Gleiches gilt für die Abrechnung. Wird über diese Funktion eine Rechnung erstellt, werden auch die Bestandsdatensätze aktualisiert.
Lager und/oder Standorte
Die Unterfunktion Lager und/oder Standorte wird verwendet, wenn der Standort pro Artikel/Buchung angegeben werden kann. So können für jeden Artikel Mengen wie Lager, Regal und/oder Regal angegeben werden. So ist ein Artikel im Lager immer schnell auffindbar.
Verbundartikel
Die Unterfunktion Sammelartikel wird verwendet, wenn es möglich ist, einen Artikel als aus einer Reihe anderer Artikel bestehend zu definieren. Ein PC besteht beispielsweise aus einem Systemschrank, einem Monitor, einer Tastatur und einer Maus. Durch Eingabe eines PCs während der Auftragserfassung werden die Mengen von item Systemschrank, item Monitor, item Tastatur und item Mouse angepasst. Es ist auch möglich, wenn die Transformation vorher erfolgt. Stellen Sie eine Systembox, einen Monitor, eine Tastatur und eine Maus in eine Box und ein PC ist „zusammengebaut“.
Anschließend wird administrativ ein PC hinzugefügt und die Nummern der Punkte Systemschrank, Monitor, Tastatur und Maus aufgrund der Definition angepasst.
Verkauf
Angenommen, PCs werden gehandelt, ein PC wird auf Rechnung verkauft und es gibt keine Verkaufsfunktion. Was ist dann zu tun, um diesen Einkauf administrativ abzuwickeln?Der erste Schritt ist die Erstellung der Rechnung. Ein neues Dokument wird innerhalb des Textverarbeitungsprogramms basierend auf der Rechnungsvorlage gestartet. Es werden der Name und die Anschrift des Zahlungspflichtigen, die Artikeldetails und darunter die verschiedenen Summen mit und ohne Mehrwertsteuer eingetragen. Dies ist dennoch problemlos möglich, da der Verkauf nur einen Artikel betrifft. Handelt es sich um unterschiedliche Artikel, muss zusätzlich eine Addition erfolgen, danach muss innerhalb des Buchhaltungsprogramms eine Transaktion erfasst werden, die aus folgenden Zeilen besteht:
- Erhöhung des Debitorenkontos um 1200,00 (1.000,00 für den PC und 200,00 MwSt.).
- Erhöhung des Kontos Mehrwertsteuer bis 200,00 zu zahlen.
- Erhöhung des Kontoumsatzes um 1000,00.
- Verringerung des Inventarkontos um 600,00 (Kaufpreis des PCs).
- Erhöhung des Umsatzkostenkontos um 600,00 (Kaufpreis des PCs).
Mit der Sales-Funktion geht alles schneller und mehr oder weniger fehlerfrei. Die entsprechende Funktion wird gestartet, der Kunde ausgewählt, der Artikel ausgewählt und die Menge eingegeben. Die Rechnung rollt aus dem Drucker, während die Transaktion direkt in den Konten verarbeitet wird.
Zitat
Die Unterfunktion Angebot ist vorhanden, wenn das Paket ein Angebot erstellen kann. Die Vereinbarung mit einer Rechnung ist super. Ein Pseudoauftrag wird erfasst und statt einer Rechnung rollt ein Angebot aus dem Drucker. Dieses Angebot ist vergleichbar mit einer Rechnung, in der bestimmte Teile nicht abgedruckt sind. Smart Packages speichern die Angebote und können bei Annahme eines Angebots per Knopfdruck zur Bestellung hochgestuft werden.
Preise und Rabatte
Werden Rechnungen mit dem Computer erstellt, gibt es immer eine Artikeldatei mit Daten wie Name, Verkaufspreis und Mehrwertsteuer. Ein Nachschlagen und Eingeben des Preises bei der Rechnungsstellung ist dann nicht mehr erforderlich. Bei einer umfangreichen Verwaltungsorganisation gibt es jedoch keinen einheitlichen Preis pro Artikel. Einige Kunden haben niedrigere Preise als andere. Kommt es zu einer Aktion, ist der Preis für einen bestimmten Zeitraum niedriger. Wird der Artikel in größeren Mengen gekauft, sinkt der Preis. Wenn der Umsatz eines Kunden ein bestimmtes Limit überschreitet, wird der Gesamtrabattprozentsatz erhöht. Alle diese spezifischen Maßnahmen zur Änderung des Preises und des Rabatts fallen unter die Unterfunktion Preise und Rabatte.
Auftragsverwaltung
Bei einer einfachen Verkaufsverwaltung wird die Rechnung sofort nach Eingabe der Bestelldaten gedruckt und auch die Finanzverwaltung aktualisiert. In einigen Fällen werden die Rechnungszeilen noch gespeichert, so dass zu einem späteren Zeitpunkt eine Kopie der Rechnung gedruckt werden kann. Dieses Formular gilt beispielsweise für Abrechnungsleistungen und einfache Verwaltung
In anderen Fällen gibt es jedoch eine echte „Auftragsverwaltung“. Ein Auftrag wird erfasst und in der Auftragsverwaltung gespeichert. Während des gesamten Bestellprozesses bildet diese Bestellverwaltung die Grundlage für alle Arten von Verwaltungshandlungen.
Nach Eingabe der Bestellung kann diese freigegeben werden. Die Bestellung wird aufgerufen und der anwesende Beamte gibt seine digitale Freigabe. Nach der Freigabe kann auf Grundlage der Bestellung ein Lieferschein erstellt werden, mit dem das Lager die Bestellung vorbereiten kann. Hat das Lager die Bestellung abgeschlossen, kann diese über die Bestellverwaltung als fertig gemeldet werden. Mit anderen Worten, der Status der Bestellung wird angepasst: 'Alle Waren wurden geliefert'. Abschließend werden alle Bestellungen mit dem Status 'bereit gemeldet' in Rechnung gestellt.
Direkte Abrechnung
Die direkte Rechnungsstellung gilt, wenn die Rechnung unmittelbar nach Eingabe der Bestelldaten gedruckt wird. Das gilt für eine einfache Verwaltung. Dies gilt auch, wenn die Rechnung sofort am Schalter auszudrucken ist. In diesem Fall wird häufig der Begriff Counter Invoicing verwendet.
Statistiken
Das Hauptbuch kann immer Umsätze und Gewinne für einen bestimmten Zeitraum anzeigen. Manchmal kann das Paket auch den Umsatz pro Debitor ausweisen. Die Informationen sind und bleiben begrenzt.
Bei einer umfangreichen Vertriebsverwaltung stehen daher oft die sogenannten (Umsatz-)Statistiken zur Verfügung. Diese Statistik basiert auf dem Artikel, der möglichen Artikelgruppe, dem Kunden, der möglichen Kundengruppe, dem Zeitraum (Tag/Woche/Monat/Quartal/Jahr) und ggf. dem Vertreter. Der Umsatz, der Gewinn, der prozentuale Gewinn und die Anzahl können angezeigt werden. Mit all diesen Variablen sind theoretisch Hunderte von Statistiken möglich. Zu den notwendigen Paketen gehört auch ein 'Reportgenerator', mit dem Sie Ihre eigenen Reports spezifizieren können.
Periodische Rechnungen
Periodische Rechnungen sind, wenn dieselbe Rechnung regelmäßig an Kunden gesendet wird. Diese Unterfunktion ermöglicht die einmalige Eingabe der Daten für solche Rechnungen, wonach diese Rechnungen in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt werden können.
Preis und Funktionalität eines Buchhaltungspakets
Es besteht kein Zusammenhang zwischen Preis und Funktionalität. Pakete mit eingeschränkter Funktionalität (wenige Funktionen) können sowohl billig als auch teuer sein. Gleiches gilt für Pakete mit umfangreicher Funktionalität (viele Funktionen). Dies wird in der Grafik rechts visuell dargestellt.
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Quellen, Anmerkungen und/oder Verweise
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