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Enterprise-Content-Management (ECM) betrifft das Management unstrukturierter Information in einem Unternehmen. Unstrukturierte Informationen sind alle Informationen, die nicht direkt als Feld in a . verwendet werden Datenbank ist ansprechbar. Das kann alles mögliche sein Unterlagen (zum Beispiel Office-Dokumente aus dem Art Word (.doc), Excel (.xls) etc., aber auch PDF, XML, E-Mail-Nachrichten, Bilder, Videos und Soundclips).
Herkunft: Überbegriff
Tatsächlich ECM ein Dachkonzept mit Teillösungen wie Dokumentenmanagement, Web Content Management, Suche, zusammenarbeiten (zum Beispiel dieses Wiki), Datensatzverwaltung, Digital Asset Management, Workflow-Management und Scannen gehören. Allen diesen Bereichen ist gemein, dass Lösungen für den Umgang mit unstrukturierten Informationen gesucht werden. Im einen Fall geht es konkret um die Verwaltung einer Website, im anderen Fall beispielsweise um die digitale Verwaltung von Verträgen oder die interne Weiterleitung gescannter Eingangspost.
Der Begriff ECM stammt vermutlich aus dem Marketingkanal eines der führenden Anbieter in diesem Bereich. Das Feld entstand bei Dokumentenmanagementsystemen (siehe: Dokumenten-Management-System ) begann, umfassendere Lösungen für die Verwaltung unstrukturierter Informationen anzubieten, beispielsweise für die Bereitstellung dieser Informationen für Websites. Gleichzeitig begannen Anbieter von Web-Content-Management (zur Verwaltung der Informationen auf einer Website) Funktionen zum Verwalten von Dokumenten anzubieten, wodurch sich Felder überlappten. Derzeit bieten die großen Anbieter eine möglichst breite Abdeckung des Problems der unstrukturierten Informationen an. Dies geschieht hauptsächlich durch die Akquisition kleinerer Anbieter, die spezifische Lösungen für eine bestimmte Art von unstrukturierten Informationen (z. B. Kataloginformationen) oder für bestimmte Anwendungsbereiche (z. B. Online-Zusammenarbeit an einem Dokument) anbieten.
Ziel
ECM zielt in erster Linie darauf ab, den Lebenszyklus unstrukturierter Informationen zu unterstützen (von der erstmaligen Erstellung über z. B. Veröffentlichung bis hin zur Archivierung und Löschung). Wichtige Aspekte dabei sind der Abruf der relevanten Informationen und die Wahrung ihrer Integrität.
Die Auffindbarkeit von Inhalten wird unter anderem durch das Hinzufügen von Metadaten. Dies sind Informationen über die gespeicherten Inhalte. Gängige Arten von Metadaten sind Autor, Stichwort und zum Beispiel Erstellungsdatum. Die meisten Lösungen für ECM bieten umfangreiche Möglichkeiten, die gewünschten Formen von Metadaten selbst zu definieren. Das Anbieten von erweiterten Suchoptionen ist ebenfalls Teil von ECM.
Die Überwachung der Integrität von Inhalten erfolgt unter anderem durch die Anwendung einer Versionskontrolle, kann aber auch durch die Regulierung des Zugriffs auf bestimmte Informationen erfolgen. Auch die Anwendung vordefinierter Prozesse zur Erstellung von Inhalten (Workflow) ist möglich.
Anwendungsbereiche
ECM kann für viele verschiedene Zwecke verwendet werden. Dabei geht es oft darum, den Papierfluss von Informationen innerhalb einer Organisation zu reduzieren, manchmal das erneute Erstellen (verlorener) Informationen zu vermeiden, manchmal Prozesse zu beschleunigen oder Prozesse mit Gesetzen und Vorschriften in Einklang zu bringen. Dieser letztgenannte Anwendungsbereich gilt stark zum Beispiel für die Pharmaindustrie, wo Informationen über Arzneimittel allerlei strenge Anforderungen erfüllen müssen. Die Implementierung von ECM in einer Organisation kann dazu beitragen, die erforderlichen Prozesse durchzusetzen. Dieser Anwendungsbereich steht in engem Zusammenhang mit Compliance (siehe z Sarbanes-Oxley Datenerfassungsgesetz). Dies ist auch im Finanzsektor ein wichtiges Thema bei der Einführung von ECM.
Verlag verwenden ECM, um schnellere und zielgerichtetere Publishing-Produkte zu erstellen. Multinationale Unternehmen nutzen ECM, um Mitarbeitern die internationale Zusammenarbeit zu ermöglichen, ohne dass physische Reisen erforderlich sind.
Systeme
Obwohl ECM weit mehr als nur eine IT-Angelegenheit ist (Prozesse und Organisationsstruktur sind mindestens ebenso wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Management unstrukturierter Informationen), bieten Softwareanbieter seit einiger Zeit Lösungen im Bereich ECM an. Seit ca. 2001 ist es - aus funktionaler und technischer Sicht - grundsätzlich nicht mehr notwendig, mit kundenspezifischen Lösungen zu arbeiten. Seitdem sind die angebotenen Lösungen stark ausgereift und das Thema wird auch von großen Anbietern unternehmensweiter Plattformen wie IBM, EMC², Microsoft und Oracle aufgegriffen. Hier sind insbesondere durch Akquisitionen umfassende Lösungen entstanden, die große Teile des ECM-Dachs abdecken. Durch diese Übernahmen unterliegt das Feld der Anbieter starken Veränderungen. Branchenanalysten wie Forrester und Gartner achten daher sehr auf das Ranking der verschiedenen Anbieter.
Natürlich sind neben den großen Playern auch eine Reihe kleinerer Softwareanbieter im Bereich ECM aktiv. Ihre Lösungen zeichnen sich durch eine speziellere Herangehensweise an das Thema aus, beispielsweise durch die Fokussierung auf eine bestimmte Teilfunktionalität von ECM, eine bestimmte Branche oder sogar einen geografischen Bereich. In Teilbereichen der ECM sind Open Source Alternativen zur Verfügung.
Zukunft
Auf dem Markt gibt es immer mehr Geräusche, die ECM und Business Intelligence (BI) können nicht als eigenständige Disziplinen betrachtet werden. Wo ECM sich mit der Organisation unstrukturierter Informationen beschäftigt, bringt BI Ordnung in strukturierte Informationen (Daten). Beide Arten von Informationen sind notwendig, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können. Das Feld, das BI und ECM zusammenbringt, heißt Unternehmensinformationsmanagement (EIM).