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Documentmanagementsysteem

EIN Dokumenten-Management-System (DMS) oder Dokumenten-Management-System ist in der Regel ein Lagerplatz oder Repository in denen beschreibend Metadaten von Unterlagen gespeichert, die anhand der Attribute wie Autor, Name, Beschreibung, Datum, Kategorie und Status leicht auffindbar sind. Die Dokumente selbst können auch in der Datenbank oder an einem sicheren (Netzwerk-)Ort gespeichert werden, auf den über die Datenbank zugegriffen werden kann.

Anwendungen

Dokumentenmanagementsysteme werden verwendet, um die Dokumente elektronisch zu speichern und damit Gesetze und Vorschriften einzuhalten, wie zum Beispiel:

Dokumentenmanagement wird auf operativer Ebene anders angewendet als auf Richtlinienebene. Auf operativer Ebene liegt der Schwerpunkt häufig auf der Dokumentenweiterleitung, dem Status und der Integration mit Geschäftsabläufe. Auf politischer Ebene ist das Dokumentenmanagement oft lockerer organisiert, um Kreativität und kollaborative Entwicklung zu fördern (kollaborative Bearbeitung) von Dokumenten.

Benutzeroberfläche

Der Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem erfolgt häufig über eine Desktopanwendung oder Webanwendung (über ( Intranet oder Internet). Darüber hinaus kommen Reporting-Programme zum Einsatz, die Übersichten über die Belege generieren.

Indizierung und Suche

Bei der Indizierung werden Begriffe identifiziert, die ein Dokument beschreiben. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen. Wenn es da ist Volltextsuche Option, dann wurde der Text auf den gescannten Bildern erkannt (mit OCR) und wenn Metadaten benutzen. Dies ist eine Form der automatischen Indexierung. In geringerem Maße wird dann zwischen der inhaltlichen Erschließung (nach Themen) und der formalen Erschließung (nach Merkmalen wie Autor, Form und Erscheinungsdatum) unterschieden.

Versionskontrolle

Die Versionskontrolle ist nützlich, wenn ein Dokument regelmäßig aktualisiert wird. Leser des Dokuments möchten dann wissen, ob eine Anpassung an dem Dokument vorgenommen wurde, was es ist und von wem sie vorgenommen wurde. Leser können aktuelle Versionen mit früheren Versionen von Dokumenten vergleichen und diese (bei ausreichenden Rechten) wiederherstellen, indem sie beispielsweise eine frühere Version „wiederherstellen“.

Einige der Vorteile der Versionskontrolle bestehen darin, dass ältere Versionen nicht als separate Dokumente aufbewahrt werden müssen, was die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen über die aktuelle Version verringert. Außerdem benötigt die Versionskontrolle weniger Speicherplatz als das Speichern der einzelnen Dokumente.

Routing

Das Routing von Dokumenten bietet die Möglichkeit, ein Dokument an mehrere Personen zu senden. Diese Personen können dem Dokument einen bestimmten Status geben. Anhand des Status erkennt der Leser, ob sich ein Dokument beispielsweise noch in der Entwicklung (Entwurf), zur Genehmigung oder endgültig befindet.

Beispiele für die Verwendung von Routing sind:

  • Ein Entwurf muss zunächst von einem Gremium genehmigt werden, bevor das Dokument den Status „final“ erhält und veröffentlicht werden kann.
  • Ein digitales Rechnung muss erst genehmigt werden, bevor der entsprechende Betrag gezahlt werden kann.
  • EIN Projektdokument muss zunächst von einem Projektteam festgelegt werden, bevor es im Projektdatei.

Routing wird in der Regel als . bezeichnet Arbeitsablauf (Arbeitsablauf) platziert.

Archivierung

Ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems ist, dass Dokumente Digital gerettet werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Organisationen und Regierungen, die niederländischen Archivgesetz. Digitale Dokumente können eindeutig gespeichert und gesichert werden. Es gibt jedoch Gründe, nicht digital zu archivieren:

  • Änderungen im Archiv sind schwer zu rechtfertigen, da digitale Dokumente einfach und unauffindbar verändert werden können
  • Aufgrund der technologischen Entwicklung kann sich die Form eines Dokuments ändern (Kompatibilität alter Dateien in neuen Browsern) und nicht mehr authentisch sein.
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